麦肯锡成立于19,现在已经是世界上最成功的战略咨询公司了。麦肯锡的成功有很多原因,其中一个是麦肯锡永远雇佣的都是精英中的精英,而如果只是精英未必能够创造价值,还需要一个强有力的可持续的员工发展计划。新入职的麦肯锡员工,需要经过重要的四洗:洗心、洗脑、洗手、洗脚。
洗脚——《麦肯锡工具》,想从更有研究和证据的角度,把这些方法、打法、套路上升为方法论、工具箱、武器库,是对那些更尊重逻辑寻求道理的学习者、阅读者的一个深入满足。本书旨在探索麦肯锡等少数顶尖咨询公司,以及某些顶尖MBA项目是如何通过团队协作解决问题(Team Problem Sloving, Team PS)来卓有成效地帮助其客户实现巨大回报的。本书的目标是提供提高团队解决问题的效率与效力的工具。
洗脚-麦肯锡工具
TEAM-FOCUS模型
TEAM-FOCUS模型
TEAM涉及人际交往中影响项目管理和团队问题解决的四个核心要素,即TEAM这一关键词。
交流(Talk)决定项目组能否高质量解决问题的最重要因素之一就在于是否构建了通畅的沟通渠道。
评价(Evaluate)团队协作是一个动态的过程,最为优秀的项目组往往会评估当前的绩效水平并据此对工作方法加以调整。
协助(Assist)完成评价后,团队工作的下一个重要阶段就是去协助他人完成团队的目标。
激励(Motivate)作为TEAM-FOCUS模型中人际要素的最后一项,激励要素涉及非常具体的激励策略,需要我们着重考虑的是如何激励团队成员。
FOCUS反映了那些影响项目管理成功的核心分析要素。
界定(Frame)作为FOCUS模型中的第一个要素,计划被公认为是整个模型中最为重要的。
分工(Organize)在打造能高效解决问题的项目组时,分工环节虽显枯燥却必不可少。
收集(Collect)FOCUS模型接下来的要素为收集相关数据提供了指导,从而避免过度采集那些无用数据。
解读(Understand)当项目组收集数据时,这必须以它们能否证明或推翻假设为标准。
提炼(Synthesize)FOCUS模型的最后一个要素就是要将信息提炼成一个引人入胜的故事。
交流(Talk)
对Team PS的剖析和完善应从最明显的团队互动要素(交流)入手。
在团队解决问题时,为什么简单的交流行为会引起这么多的问题?个中原因通常在于我们缺乏具体的执行规则,在于我们往往偏爱发表高见而不愿倾听,还在于我们总是固执己见。好在只要做一些细微的调整就能有效改善项目组成员间的沟通,而这正是本章的主旨所在。
执行规则
规则一:沟通不息
规则二:用心倾听
规则三:人事分离
操作攻略
攻略1:记录并分享项目组内部和外部的所有联系资料,明确“盯人防守”式的沟通负责关系,并确定项目的总体范围。
攻略2:对与项目进程相符的会议日程达成一致,并保证整个项目组每周至少碰头一次,邀请客户参与部分会议,而对于那些期限为一两周的项目,则最好每天碰头。
攻略3:所有会议都应该有一个明确的议程(或列出一张供讨论的问题清单),并做出具体的决定和新的行动方案。
攻略4:通过频繁的电子邮件交流使团队成员了解项目的最新进程,不过格式要简单统一。请记住,过度交流(over communicate)肯定会好于交流不足(under communicate)。
攻略5:在评估问题和意见的正反两面时,一定要把人与他所提出的见解分开。在评价问题时,应就事论事,要摒弃针对人的个人成见。
评价(Evaluate)
影响团队成长的关键要素之一就是,围绕明确的目标对团队及其成员进行评价。评价所涉及的内容必须直截了当。事实上,通过回答下列核心问题可导出本章要阐述的原则:
团队成员的个人工作风格如何?
团队成员间如何相处?
团队成员各自的职责如何?
团队成员各自如何行事?
在团队内,良好的评价体系离不开三个关键的成功因素:
开诚布公:所有的团队成员都必须乐意获得关于他们表现的反馈信息。
明晰性:评价总是有益的,但对评价意图和方法必须进行明晰的沟通,这样才会更有效。
一致性:在进行评价前(在取得任何反馈前),评价双方必须就评价的目的和评价方法达成一致。
执行规则
规则一:讨论团队协作状态
规则二:确定期望与监控完成情况
规则三:明确个人发展目标并相应调整工作计划
操作攻略
攻略6:明确团队成员及客户的个性类型。
攻略7:在项目实施前,举行一个简短轻松的会议,交流一下各自的个性和工作方式偏好。在项目实施过程中,保持这样的交流。
攻略8:了解自己的本性,同时在与不同性格类型的成员相处时保持良好的心态。
攻略9:每位团队成员应明确并记录项目中自己的一两个主要发展目标。
攻略10:公开讨论并协调成员间的个人发展目标。
攻略11:制定处理分歧、给予和接收反馈的程序。
攻略12:定期举行反馈会议以便安排改进所需的时间。
协助(Assist)
项目一旦启动并开始运行,必须采取一些关键步骤以确保项目进展顺利。经验和研究都表明,在有待团队协作解决的项目中,与能否提供充分协助有关的问题通常出现在三大领域。
角色混乱:最常见的问题是,团队组建后任务就被迅速分配,团队成员的个人能力和兴趣并没有得到充分考虑。这样,赶紧分配任务、开始工作就成了共同的心态。
缺乏反馈或反馈不到位:如果我们真的想得到发展和成长,那么必须获得反馈意见。然而问题是,我们实际上并不真心希望听到有关自己缺点的反馈意见。更糟糕的是,反馈的传递方式缺乏技巧或个人色彩过浓,从而让人难以接受。
过度关注自己的任务:为了使自身的利益最大化,我们都倾向于优先完成自己的任务。这样,大家往往不关心队友是否需要帮助。
执行规则
规则一:充分利用专长
规则二:各司其职
规则三:实时反馈
操作攻略
攻略13:先要用至少一个小时的时间进行集思广益,并就项目要解决的关键进行深入探讨。
攻略14:确保根据各子任务所需时间来平衡分配工作量。项目开始实施后,要定期检查进展情况,确保任务分配始终保持平衡。
攻略15:确定并充分利用每位团队成员的专长。(这既适用于公司也适用于客户。)
攻略16:至少与项目组(和客户)举行一两次项目阶段汇报会(Progress Review),以审核结果、资料来源和工作分组。
攻略17:每天提供并更新个人和项目的进展信息,以便及时评估调整工作量及任务的时机。
激励(Motivate)
如果团队中有人缺乏动力(或者情况更为糟糕,该队员的积极性受挫),那么团队士气、成员的交流以及项目组的整体表现就会受到严重的损害。
为了增强激励以使团队成员投入更多的精力从而提高团队效率,我们该做些什么呢?关于这个问题,麦肯锡进行了反复讨论和大量的研究,所得的答案是“激励因人而异”。这一结论不难理解,但却很难实施。对于被高度激励的项目人员而言,他们往往关注以下几种耳熟能详的激励因素:
金钱:以奖金或加薪形式出现的现金。
升迁:登上事业图腾的更高位置。
赏识:非金钱形式的褒奖、认可。
感激:简短的感谢语。
执行规则
规则一:确定个性化激励因素
规则二:积极正面影响团队成员
规则三:庆祝成就
操作攻略
攻略18:明确激励每位成员的主要因素和次要因素并加以讨论。这也是团队成员的动力来源。
攻略19:表扬和庆祝团队取得的每次成就;每天都鼓励团队成员之间的互相表扬。
攻略20:项目完成后,举行一次盛大聚会。
界定(Frame)
界定是提升团队有效解决问题能力最为重要、最为有力的工具。当然,其中蕴涵的风险也最大。
界定过程中风险控制的总体性思路:
在确立议题树和基本假设时,要做到内容明确、重点突出。
要通过找出验证性和证伪性论据来证明或推翻假设。
要切记界定过程需要反复,往往无法一次性得出最佳答案。
执行规则
规则一:明确关键问题
规则二:创建议题树
规则三:形成基本假设
操作攻略
攻略21:通过与客户的具体讨论,明确哪些是影响项目的关键问题。
攻略22:在委托书中明确关键问题、项目所涉及的范围以及解决问题的大致计划。
攻略23:明确项目的时限(研究年限)、地理范围和职能领域。
攻略24:要避免“范围变更”这一普遍问题。“范围变更”是指将非原有项目的额外工作添加进来。要避免范围变更现象,必须不断重新回到基本的问题、参数和委托书上来。
攻略25:形成总体假设,作为解决现有问题的潜在方案。
攻略26:形成的支持性假设必须能验证总体假设。
攻略27:在收集数据的过程中,重新讨论和修改假设(对假设进行证实或证伪;必要时,需要形成新的假设)。
分工(Organize)
分工的主要目标是既要提高效果(做正确的事情)又要提高效率(把事情做好)。
执行规则
规则一:构建总体流程图
规则二:制定内容计划以检验假设
规则三:设计故事线索
操作攻略
攻略28:对假设进行检验时,要保持客观性。
攻略29:以框架模型为起点来思考所要分析的议题。
攻略30:详细列出团队可能进行的分析问题类型和相关数据要求(至少在项目期间内)。
攻略31:如果假设有所修改,则需要重新修改上述议题树和内容计划。
收集(Collect)
避免过度采集那些无用数据。高效项目组的数据分析往往都是有的放矢,而不是“多而无当”。
执行规则
规则一:通过“草图”呈现必要数据
规则二:进行针对性的访谈
规则三:收集第三方数据
操作攻略
攻略32:制作草图以展示与整个案例有关的必要数据。
攻略33:使用客户资料,尤其当对客户进行访谈时;事先列好访谈提纲,访谈后,在24小时之内以书面形式整理访谈记录,与团队分享。
攻略34:在所绘制的每张图表上注明引用的出处。
解读(Understand)
当项目组收集数据时,这必须以它们能否证明或推翻假设为标准。在麦肯锡,人们常常使用“那又怎样”(So What)这一设问。“那又怎样”就是要弄清楚这些数据对项目组有哪些帮助,以及最终对客户到底意味着什么。
执行规则
规则一:明确“so what”
规则二:理清对项目相关方面的启示
规则三:记录所有图表中的核心见解
操作攻略
攻略35:通过设问“so what”来整理分析思路并确定哪些最为重要。
攻略36:充分评估建议对于客户运营的影响。
提炼(Synthesize)
FOCUS模型的最后一个要素就是要将信息提炼成一个引人入胜的故事。提炼环节是著名的金字塔法则发挥作用的地方,通常需要撰写一篇书面报告或制作幻灯片。
执行规则
规则一:获取意见,确保认可
规则二:提供具体的改进建议
规则三:讲述一个好故事
操作攻略
攻略37:讲述一个故事,简单介绍项目的情况和复杂性,之后要提供解决方案中最为重要的部分。
攻略38:提前与客户及团队分享故事,以便获得客户的见解和认可。
攻略39:故事要简洁,重点是本质问题和具体的改进建议;故事应包含对机构的影响预期。
攻略40:学会从中寻找乐趣。