在职场,解决问题的能力我们称为通用能力,解决问题能力的大小取决于两个关键因素,分别是:解决问题的有效性、解决问题的效率。
但我们通常会发现,很多人的专业能力很强,但解决问题能力很弱,这样的人,适合做技术性工作,比如财务、软件开发、工程师等。而管理岗位、采购、销售、市场营销、新媒体运营等岗位,既要求在专业知识方面很强,也要求有很强的解决问题的能力。因为很多问题在书本找不到固定答案,需要用一套行之有效的方法去解决。
在日常工作中,我们经常会碰到类似的困惑:
一个问题,通过数次会议,但就是解决不了,到最后不了了之;
开会讨论某个问题,会议中经常跑题,开了数次会,没有结果。
那么,如何解决上述困惑呢?今天将跟大家分享一套解决问题的七步公式,它将帮助我们:
让解决问题的方式有章可循,快速厘清解决问题的思路;
提高会议效率,避免无结果的会议。
七步公式分别为:界定问题、分析问题、优先排序、议题分析、关键分析、综合确认、组织实施。
第一步:界定问题
任何问题的处理,需要确定问题的边界,否则就是无休止的蔓延,导致需要解决的问题不能被聚焦,有过项目管理经验的人都知道,决定一个项目的成败,需求边界的确认占了很大的困素。尤其是软件开发项目,如果不确认需求边界,往往会导致需求蔓延,从而导致整个开发项目的失败。解决问题同样如此,一定要确定问题的边界,即:我到底需要解决什么问题?解决问题的目标是什么?如果这个问题牵涉到团队,那么需要团队成员一致讨论并明确解决问题的目标及边界。很多无效的会议,或问题得不到有效的解决,主要是由于问题的边界模糊不清,比如在提高销售业绩会议上,需要讨论的是如何将销售业绩提升50%,而不是讨论如何提升销售业绩。这一点,是很多管理层能力不强,或管理经验不足的原因。
第二步:分解问题
对于一个已知需要解决的问题,需要进行关键因素拆解,将可能解决问题的方法一一列出,同时需要将解决问题的关键阻碍因素一一列出。
第三步:优先排序
根据第二步的结果,分析并确认(可以是小组专题讨论)哪些方法,哪些阻碍因素是最为重要的,将它按重要性进行优先级排序。
第四步:议题分析
你或者你的团队,根据前2步的分析结果,确认你或你的团队时间应该使用在哪一方面,以及时间如何分配。
第五步:关键分析
这一步主要考虑“然后呢?”,我要证明或否定什么?这样做的目的是为了聚焦问题的解决方向,以提高解决问题的效率。研究发现,80%的问题其实只需要解决20%的主要问题即可,其它问题将迎刃而解。而我们很多职场人,包括管理层,不擅长拆解问题找到关键因素并进行逐一分析,而是笼统的通盘考虑,导致解决问题的效率低下。
第六步:综合确认
通过前5步,我们找到了解决问题的主要方法及关键因素,以及时间分配等,在这一步,我们要做的是形成具体的解决方案,可以和小组讨论解决问题的方法、主要的步骤,实施的计划时间、地点、责任分配、考核等。
第七步:组织实施
明确上述问题后,就可以按既定解决方法着手解决问题,进入解决问题的实施阶段。在本阶段,可以借助质量管理工具:PDCA循环,对实施过程进行监督、跟踪、反馈、修正等工作。关于PDCA工具,大家可以自行搜索了解,网上相关的文章也很多,在此不一一累述。
总结
在职场,解决问题的能力非常重要,从无序的要点中找到问题的关键解因,是每个职场人必备的基本技能之一,对于职场新人来说,上述工具非常重要,长期使用并坚持练习不仅可以增强个人解决问题的能力,更能锻炼人的逻辑思维能力。
七步分析法,也可以运用到会议中,在会议之前确认明确的议题,按上述步骤进行讨论,可以有效避免低效的会议。
无论我们从事的是什么管理岗位,都要多学习,多吸取行业内相关的知识。
只有不断的磨练自身的管理能力,这样才能让我们有更好的发展。