在平时与人沟通时,你有没有遇到过这样的情况:
跟领导汇报工作,领导听了10分钟,终于听不下去了打断你说:你可以先说重点吗?
组织团队讨论会,你吧啦吧啦说了半天,结果同事们却在玩手机,根本没在听你讲。
和同事对接工作,说了半天却换来对方问你:你到底想表达什么?
在职场中,与人沟通时表达不清楚,说话没条理,是非常糟糕的一件事。
上次就因为表达问题,同事小李差点被领导开除。开会时,领导问大家,为什么今年的业绩目标没有达成?
小李是直接负责人,领导问他原因时,他不仅没有清晰地阐明观点,而是犹犹豫豫地回答说:“这个问题,好像跟市场行情有关吧,不过也跟我们自身政策有关,对了,还和员工的努力程度有关······”
领导听不下去了,直接当着大家的面批评他说,“你这样的人真不适合负责项目!”还差点要开除他。
怎么用最少的时间把话说清楚,是职场沟通中最重要的一件事,那在这里就不得不提到一个重要的理论,金字塔原理。
什么是金字塔原理呢?金字塔原理,就是结构化思考表达的基础架构模式,简单说就是,任何事情,都可以归纳出一个中心论点,以及由中心论点延伸的3~7个份论点,就像下面这张图一样层层递进。
金字塔结构中所包含的两种逻辑思维方式
归纳和演绎是表达过程逻辑思维的两种方式。人们的认知活动,总是从先接触到个别事物,而后推及一般,又从一般又推及个别,如此循环往复,使认识不断深化。
归纳法
归纳就是指从个别到一般,根据一类事物部分对象的性质,得出此类事物所有的对象都具有这种性质的推理。什么意思呢?我在下面举个例子,让你更深入的了解。
举个例子:小王相亲一个对象,父母问小王相亲对象怎么样呢?小王说,相亲对象很不错,有以下几个特征:
1、记忆力很好,见一面就知道我的生日
2、和蔼可亲,说话特别温柔
3、长得很帅
4、思维逻辑强,讨论结婚的问题他很有自己的观点
5、1米78大高个
6、学历高,还是一个医学博士
那么通过归纳法, 我们就可以得出小王相亲的对象是个优秀的青年,因为根据事物属性相近的部分,我们可以把小明用以下三大类形容:一表人才、待人宽厚、才思敏捷。
演绎法
演绎法就是从一般都个别。一般性的前提出发的得得出具体陈述和个人结论的过程,我们称之为演绎。简单来说,就是由大前提、小前提得出结论,大前提是事物的共性,小前提是具体事物,结论是具体事物的性质。
举个例子,大前提:所有人都会死;小前提:小李是人;于是我们的出结论:小李会死。这样一个过程就是演绎。
演绎完之后,我们就可以得出我们的结论——小李会死。为什么呢。原因是经过了演绎的推理:1、所有人都会死;2、小明是人。
如何我们应该如何训练结构性思维?
其实,很多人明明知道金字塔结构可以帮助自己更清晰的表达,却常常因为不熟练而无法正常应用,其实,结构化思维也是要通过刻意练习才能获得。
如何做呢?其实我们可以按照这三个步骤来有意识地训练结构化思维。
第一步:搜集信息
在于别人沟通时,每次说话不流畅或者表达观点不明确,主要还是因为自己的沟通目的不明确,说话是随随便便的习惯所造成前言不搭后语。
1、先要在网上、查阅行业资料等方式搜索与表达主题相关的素材,比如你想搜集金字塔原理,提取出关键词:金字塔,然后就可以搜集相关素材。
2、将搜集的信息分为三个部分:结论、理由、事实,并确认结论和理由、理由与事实之间存在证明与被证明的逻辑关系。
他们三者之间的关系就像是金字塔,层层递进、逻辑严谨。但我们要注意一点:要时刻注意的是,任何理由和结论都应当是有客观事实做支撑的。
第二步:整理信息
当搜集到了很多素材后,如何才能让其条例更加清晰、层次分明呢,这里提供一种方法,可以帮助你将信息分类:MECE法则。
MECE法则,即“相互独立、完全穷尽”。简单点说,各个要素之间要保证不能有交叉,也不能有遗漏,也就是“不重不漏”。
现在你已了解MECE法则,如何做到呢?可以试试下文的4种方法。
(1)二分法:把信息分为A和非A两个部分。例如:已婚、未婚;国内、国外;成年人、未成年人;男女等等
(2)过程法:按照事情发展的时间、流程、程序进行逐一分类。例如:解决问题的2个步骤;达成目标的6个阶段;企业成长的3大生命周期等等
(3)公式法:按照公式设计的要素分类。例如:销售额=单价*数量;利润=收入-支出
(4)矩阵法:又称象限法则,按照事情将事物分成几个象限。例如:重要紧急的二维矩阵法(重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急);
第三步:表达信息
怎样才能让表达更有条理,更加清晰呢?最重要的就是有结构的表达信息,如何做呢?
可以按照结构化思维表达信息的4个原则:论、证、类、比。
第一原则,论。也就是结论先行,一次表达只支持一个中心思想,并且在开头把中心思想表达给听众。
很多人会不知道到底什么是结论?简单说明一下,就是听众最想听到的观点,比如你准备说你最想吃苹果,你和你老公说你想吃苹果、梨、桃、西瓜、橘子,对方就不知道你到底最想吃什么,而如果你说你最想吃苹果,让对方帮忙给你带苹果,顺便带其他水果,对方就能立刻清晰。
第二原则,证。也就是以上统下。任何一个层次的要点都必须是它下一个层次要点的总结概括,直到最后一个层级的内容是客观事实或数据为止。
也就是说,上一层观点,是下一层观点的总结,上一层观点可以推导出下一层观点,下一个观点能够支撑上一层观点,逻辑清晰。
第三原则,类。即归类分组。每一分类别的要点必须要属于同一个范畴类别。简单来说,属于A的内容,只能给A,不能给B。比如葡萄和水蜜桃,都属于水果,而不能属于蔬菜。
第四个原则,比。即逻辑递进。每个要点都需要按照一定的逻辑顺序、时间顺序或者重要性顺序进行排列。