上一期我们发了一篇长文——基层干部如何提高公文写作能力。后台不少同志反映写的很好,很有触动。但是还是觉得不知从何入手。。。
所以即日起,本号不定期发布关于公文写作的基础知识及教程,也会有大量模板/范文提供给大家,希望大家都能学有所成。今天给大家带来的就是最基础的——公文格式设置规范。主要从以几个方面来展开讲解,主要讲一下正文内容排版和版记制作,其他部分会在模板里有详细教程,请到文末获取,这里只用截图简单展示。
【公文正文排版】
制作公文正文内容:正文内容根据实际需求,可以直接录入文字,也可以从其它软件中将文字复制进来,但必须遵循以下国家标准:1.标题——2号小标宋字体,居中显示,编排于红色分隔线下空二行位置。2.主送机关——3号仿宋字体,居左顶格,冒号使用全角方式,编排于标题下空一行位置。3.正文——3号仿宋字体。4.文种结构层次——依次用“一、”“(一)” “1.” “(1)” 标注。一级标题用3号黑体字,二级标题用3号楷体,三级和四级和正文一样用3号仿宋。5.附件——是正文内容的组成部分。3号仿宋字体,在正文下空一行,左空2字编排,“附件”二字后标全角冒号和附件名称,附件名称后不标注标点符号。6.发文机关署名——3号仿宋字体,距最后一行正文内容3个空行放置,以成文日期为准居中编排。7.成文日期——3号仿宋字体,发文机关下方右空4个字格编排。8.印章——加盖端正,以成文日期中心为准,印章下端压成文日期。注:公文正文排版内容请参照“信函格式文件示意图”理解。
【版记制作】
1.选择“表格”——“插入”——“表格”,设置“列数”为1,“行数”为2。
2.选中表格,单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签,“对齐方式”设置为“居中”。
3.然后单击“边框和底纹”按钮,在“预览”窗口中将每行的下线选中,竖线取消;同时,设置第一行和最后一行下线的宽度为1½磅,中间一行下线宽度为½磅,点击“确定”。
4.进入“表格属性”——“列”附签,设置指定宽度为15.6厘米,点击确定。
5.在制作成功的表格第一行,输入主送单位、抄送单位,用4号仿宋体字,编排在印发机关和印发日期之上一行,左右各空一字编排,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号;表格第二行,输入印发机关、印发日期,用4号仿宋体字,印发机关左空一字,印发日期右空一字后加“印发”二字。
因现行的规范是要求公文双面打印的,因此公文的最后一页必定是偶数页,也就是如果公文在奇数页完结,则要版记排在背面的偶数页,否则背面偶数页空白,不是一个整体。
附:机关正式公文格式图解
本期公文格式模板已经上传
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