假设应用场所已经使用了通道、梯控、门禁出入管理系统。来访者到达入口或前台，告知安保人员将要访问的公司或人员以及访问原因，安保人员致电被访公司确认是否允许，如果允许访问，访问者在登记簿上填写身份信息，安保人员检验后发通行卡。访问者完成访问后到达出口处，通道设备吞卡，或来访者直接将卡归还前台。但这样的访客管理存在明显缺陷，众多访客系统现实案例纷纷证明了存在的问题。
来访者身份不易确认
来访人员手工登记身份，可能出现隐藏身份、登记假信息情况;因人不同，字迹也各不相同，因此访客系统对来访人员身份难以辨认。且不说来访者的登记，我们甚至不能确保每一位安保人员都尽职尽责，安保人员不仔细核对登记信息，绝大多数登记也都流于形式，根本不能做到对来访者的有效管理。
单管理不便
访客信息采用纸质登记，纸质登记单容易丢失、容易损坏，不易保存，对历史数据查找很不方便，如果一个月后才发现来访者存在问题，要在大叠的登记表中找到问题访客如同大海捞针。
